慧正工作流在北京市科委政务办公系统中的应用

应用背景

   北京市科委作为主管全市科技工作的重要机关，办公业务非常繁重，科委已有办公系统运行几年来提高了工作效率，实现了信息共享和部分业务流程电子化，产生了一定应用效果；同时在系统使用过程中业务处室提出了一些待升级完善的业务需求，系统平台运行过程中发现了一些待提升的功能，系统用户范围需要扩展。为了更好地服务好科委领导和处室工作人员，需要对办公系统进行升级改造。
  办公自动化系统目前存在的问题如下：
  1、现有办公自动系统建设已有5年，在这5年中由于科委日常办公信息化程度的逐步深入，大量手工工作向电子信息化转变，各类服务于领导和处室的决策分析数据调用与统计，都增加了系统的运行量和处理量，系统运行速度较慢，不能满足日常工作需要。
  2、系统结构较差，难以满足各处室、直属单位发布部门信息的个性化需求。系统没有设置各处室、直属单位的门户界面，无法实现个性化信息发布。
  3、系统功能大多数都是信息发布类功能，缺乏服务委领导和各处室领导的业务功能，除公文外其他业务流程没有实现电子化；会议室预订、出差审批、政务信息公开审批、用车审批、公议通知、办公用品申领等业务流程需要电子化。
  4、目前系统业务流程技术实现只能满足简单的业务流程（不能实现子流程、流转条件设置等），流程无法直观查询和展现，办公室人员和相关领导不能对流程进行基于界面化的全局查看、跟踪和监控。
  基于以上因素,北京市科委于2012年基于慧正工作流系统重新建设了北京科委政务办公系统。

应用情况概述

北京市科委办公自动化系统升级改造内容主要包括信息门户建设、公文管理、信息共享、交流沟通、日常办公、信息发布、个人办公、系统管理等功能升级改造。

1. 信息门户

为科委各处室、直属单位提供个性化的信息门户管理功能。

2. 公文管理

公文管理功能是北京市科委办公自动化系统的核心功能。北京市科委办公自动化系统的公文

流转以工作流和内容管理技术作为底层支持，实现可配置的公文流转流程。

3. 信息共享

信息共享主要包括通知公告、科委新闻、领导讲话、规章制度、当日要闻、负责人当值

表、工作简报、政策法规等功能模块。支持附件上载、图片、文字、表格、图表、链接等展

现形式，方便用户直观浏览。

4. 交流沟通

沟通交流是用户内部沟通与交流的工具，具体包括通讯录、电子论坛、消息管理、即时

通讯、在线交流、网上调查、意见箱、各类文件宣传园地等功能模块。

5. 日常办公

日常办公是办公系统的重要组成部份。其功能模块主要有车辆管理、会议室管理、办公

用品管理、出差审批管理、日程安排和考勤管理等。

系统价值

本次建设的科委办公自动化系统项目，充分满足了科委信息化建设的需要，更好的协助用户进行信息化管理,提升执行管理能力，为工作人员在办公管理的过程中提供沟通、协调、控制的辅助手段，实现了管理规范化、业务规范化和信息规范化。同时使用户的办公效率能够得到大幅度提升；内部工作人员之间相互交流更加灵活、方便；提升了领导对各项工作的监督和控制能力。系统主要的提升价值如下:
1、服务领导的门户
  (1) 领导能够方便查询委内各处室（直属单位）的工作动态；
  (2) 方便领导审批、批示  待批、待阅等业务信息处理；
  (3) 待批、待阅事项发送到移动设备；
(4) 通知、通告、值班、出差、Mis系统运行状态等信息综合展现。
2、个性化的处室（直属单位）门户
  (1) 各处室（直属单位）能够方便发布、查询部门的工作动态；
  (2) 各处室（直属单位）能够完成部门内部的业务审批事务处理；
  (3) 各处室（直属单位）能够查阅权限范围内的业务数据和重要文件；
  (4) 个性化门户工作平台。
3、深化业务流程建设
实现会议室预订流程、出差审批流程、政务信息公开审批流程、用车审批流程、会议通知流程、办公用品申领等日常业务流程的电子化。
4、文档一体化
  公文办理流程与档案管理系统融合，实现公文从起草、核稿、分发、批办、归档的电子化流程衔接，避免手工归档带来的重复劳动，便于机关工作人员查询文件。
5、公文管理
  实现了文件在办公自动化系统中的流转，实现每步操作可追溯、痕迹可保留、流程可定义、表单可定制、结果可查询。
  实现了与档案系统的接口，将流转完毕的功能在档案管理系统中进行归档。
6、升级流程技术平台
  实现了所有业务流程电子化，支持图形化流程设置，管理员无需编程即可定制出适合本单位的办公业务流程。主要有流程制定、流程流转办理、流程跟踪、流程监控、流程管理等功能。
7、信息门户技术
  实现了科委各处室、直属单位的信息门户，方便领导和相关工作人员访问科委各处室、直属单位的信息门户。
8、提高系统运行速度
  通过办公自动化系统升级改造，优化系统结构，完善系统功能，提高了系统访问和运行速度。