慧正工作流在部队指挥办公系统中的应用
应用背景：
为进一步加强部队机关指挥办公自动化建设，全面提升参谋人员能力素质和机关指挥办公效能，不断提高各级机关网络化、电子化办公水平，推动全区部队信息化建设的快速发展，建设一个覆盖机关日常公共事务处理的完整系统流程。系统功能界定在机关日常公共事务处理的支持上，最终达到协助各级首长掌控相关动态信息、减轻机关工作人员负担、增强协同办公能力、提高办公效率的目标。力求实现系统内部信息层级利用和柔性流动机制，达到各级首长对动态信息的掌控要求；建立首长办公系统及机关个人工作助手，实现机关公共事务办理的网络化。
应用情况概述：
1、需求分析
A、首长指挥决策需求：
重点有3项：
①专用信息服务。一是情报资料信息。二是公文档案信息。三是动态信息。
②网上公文阅办。 各类文电的网上签批，实现首长与机关之间的网上公文流转。
③根据需要可在网上调阅、查询各类资料，包括档案、编制体制等各业务数据库资料。
B、机关日常事务处理需求：
主要有四项：
①公文处理。为机关人员提供各类公文模板、主题词表和行文规定，通过简便实用的操作手段，实现网上公文拟制、流转、归档的自动化。
②事务处理。主要包括计划总结、人员管理、文档资料管理、办公事务处理等内容。
③会议组织。提供会议安排、会务组织、会议材料等辅助处理功能。
④业务管理。提供业务资料的存贮、查询以及事务提醒、即时通讯等个人事务处理功能。
C、信息服务需求：
提供四类信息服务：
①公用信息。主要包括时事新闻、法律法规、军事科技、专题教育、通知公告、视频点播等内容；
②专用信息。主要包括首长指示、部门业务、工作动态、学术研究、情况通报等内容；
③资料信息。主要包括期刊杂志、电子图书等。④信息搜索。在整个网络中，按需求搜索各类信息。
2、总体功能
3、系统功能说明
3.1 个人工作事务
该部分是机关个人工作事务处理系统的主要组成部分, 提供完成日常工作所需的必要辅助工具,和协同工作能力,主要帮助用户完成机关日常工作中的一般性事务处理。
（１）信息搜索（系统数据搜索、桌面搜索）
该模块的搜索信息来源包含系统数据（办公信息网站数据和个人事务处理中的系统数据）及个人硬盘数据两部分,分为系统数据搜索和桌面搜索两部分。系统数据搜索由系统中编码实现,桌面搜索通过集成百度硬盘搜索控件实现。
系统数据搜索主要功能：对于系统数据实现按信息标题、信息发布时间、信息类别、信息发布人等单个或组合条件对信息的检索。用户通过选择系统中所需检索的模块视图，选择检索条件并输入检索内容，即可检索出符合条件全部文档。
桌面搜索主要功能：通过集成百度硬盘搜索控件，登录用户可搜索本地硬盘中所有符合搜索条件的全部文档。
（２）信息订阅
办公系统使用人员可以按类别定阅办公信息网站上发布的信息,可定阅的信息受权限控制。其它网站的信息如果需要进入订阅系统可以要求其将本站信息按照要求分类后写入单独数据库，系统检索此数据库，将数据送入系统内部。
（３）工作管理
用资源管理器的形式，以各工作项为中心管理个人日常工作，各项工作集中列出，每项工作下面集中管理为此项工作起草的公文、公文的不同修改稿、包含首长批复意见的原稿、与此项工作有关的通知、人员使用、联系人等情况的说明。工作项以建立时间排序，在工作管理界面中列出最近的前十项工作，每项工作存储时，存储其建立时间、任务来源说明（上级交办、通知等）、任务当前状态（已完、未完成）、任务相关说明。
（４）在线交流
提供实时语音交流和在线文字交流功能，在协同工作（共享屏幕）时，也可以实现实时语音交流。在线交流用户列表与系统用户表相同，并自动保持一致。通过点击用户，选择某一用户，或点击某部门的图标，选择此部门下的所有人员。用户可方便的实现与其他用户的一对一、或一对多通信（是否可以实现一对多？文本信息的发送可以支持一对多，音频及视频信息的发送不支持一对多）。支持多种类型的信息发送，包括：
即时消息
语音对话
各类文件传输
（５）事务提醒
对于重要工作，设置时间自动以声音或文字方式提醒用户。事务提醒时，可设置提醒的时间以及提醒的内容。
（６）信息发布
将一份公文信息发布到办公信息网站某个栏目或向办公系统内部定义的人员发布。信息发布时选择信息发布的方向。向信息网站发布的信息，发布前可以按照预选设定的流程或自定义流程，将信息传送到信息审批人进行审批，通过审批后直接在网页上进行发布。
信息发布时需要保留原有文件排版格式，可以按照挂入附件的方式发布（建议统一信息发布方式，或全部按照附件方式发布，或全部按照大文本的方式发布。）。
（７）起草（文件）
登录人通过此模块可起草相应的收、发文。选择此功能时，首先弹出公文模板选择界面,用户必段选择某一公文模板后，方可进入公文起草界面。公文模板中包括空白文档。
（８）文档协作管理
系统针对不同工作人员，可以创建不同的文档库，这样有助于文档的分类管理，并且每个文档库可以单独授权，便于实现严格的权限管理。
（９）电子邮件
电子邮件是电子协作的基础，该电子邮件仅供系统内部使用。
用户可以通过电子邮件系统与内部各部门交换信息（发送、接收文件）。系统在用户进入内部邮件时会自动识别用户的用户名及密码信息，每个用户只能看到自己的个人邮件，其他用户不能访问，所以用户不用担心其他用户看到自己的邮件。
电子邮件系统要求支持POP3、SMTP协议及WEB信箱两种访问方式；
邮件系统不单独部署，与办公系统共用应用服务器；
（１０）通知公告
授权用户通过通知公告模块发布公告、通知等事宜。通知发布后，接收方在通知公告栏中显示，具体内容以word文件的方式显示，不采取现有的表格方式（可以再调研）。确认无误必须给出明确的回执内容，确认已经正确接收。
（１１）任务交办及任务代办
任务交办指上级领导向所属人员交办事务。为处以上领导提供任务交办界面，录入交办项和简要说明后，发送至承办人，承办人确认接收后，可以向任务交办人回执，同时在任务承办人的个人工作事务管理模块中加入此项工作。
任务代办是指业务承办人出差或其它情况下不能处理业务时，将自己的工作指定其它人员负责，确认代办人后，所有发送至此人的任务和涉及到此人的流程结点将自动转至代办人处理。
3.2 首长工作事务
文件阅办、查询
公文档案信息（与保密档案处 档案系统结合）
部队动态信息（作战、训练、军务、保卫、战备值班、管理）
边海防和民兵预备役信息
大部的工作动态
首长和部领导的主要工作安排。
3.3 文档协作
系统针对不同部门、不同项目组、甚至各个工作人员，可以创建不同的文档库，这样有助于文档的分类管理，并且每个文档库可以单独授权，便于实现严格的权限管理。
Microsoft Office文档可以创建、直接保存在系统的文档库中，也可以创建、编辑好后上传到文档库中，某文档下载更新时系统自动锁定该文档，避免多人修改文档导致文档版本不一致。
文档协作系统中的文档共享可以实现完全共享，满足单位中公共知识类文档的共享要求，单位所有人员都可以查看完全共享的文档；也可以针对文档库进行个性化共享控制，只有授权的工作人员才能看到文档库中的内容。
系统中的文档共享时阅读、修改都可以灵活控制，可以针对不同工作人员授权进行阅读或者修改，便于实现工作人员之间的文档协作。
3.4 公文系统
（1）收文管理
收文管理主要实现收文登记、分送传阅或拟办、领导批示、科(室)中心承办、分类归档和相关单位查询功能。在系统中将特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动、提高办公效率。
（２）发文管理
发文管理主要完成发文所涉及的一系列操作：拟稿、核稿、科室领导审核、签发、登记印发、归档等。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。系统对发文的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、发文审核的过程和领导审核、签发意见。
（３）文档管理
文档管理主要是对来自公文收发文模块的文档按照归档的要求对其登记记录进行维护、管理。文档管理模块提供检索功能，可按来文单位进行精确查询和模糊查询。此部分功能主要供各部行政秘书对本部公文进行简单的归档管理，保密档处公文由专用档案系统实现归档。
3.5 值班管理
值班安排主要是对各部门值班人员进行录入、维护，可以自动生成排班表（向机关调研是否需要）和手工选择排班情况。系统中有权限人员可以查看整个排班情况。单个用户可以查询自己的排班情况。
3.6 会务管理
会议室管理模块主要是对各部门所使用的会议室进行登记、查询会议室设备及当前状况。会议室使用者进行申请会议室，由会议室管理人员进行审批的过程。
系统价值：
机关指挥办公综合信息系统达到了“首长直接使用、机关深化应用、部队推广使用”的既定目标，建成了覆盖机关日常公共事务处理的完整系统流程。系统不仅能够处理机关日常公共事务，还达到了协助各级首长掌控相关动态信息、减轻机关工作人员负担、增强协同办公能力、提高办公效率的目标。实现了系统内部信息层级利用和柔性流动机制，达到各级首长对动态信息的掌控要求；建立了首长办公系统及机关个人工作助手，实现机关公共事务办理的网络化。